Conheça o dia-a-dia de uma secretária

Secretária: uma rotina incessante, mas primordial para as empresas.

Entenda quais são as rotinas produtivas de uma secretária.

Imagine uma profissional que é responsável por quase todos os processos que passam por uma empresa. Ela atenderá telefonemas, agendará reuniões, receberá fornecedores, organizará documentos e todos os afazeres que necessitam ser realizados para que as rotinas produtivas organizacionais funcionem organicamente – sem nada estar fora do lugar. Esta é a secretária, uma das profissões mais recorrentes em vários segmentos empresariais de todo o país e que podem se apresentar de diferentes formas: secretárias executivas, de escolas e até mesmo de pastas do poder público (estes, apesar do nome, cumprem funções de direção). A Ensino Nacional, ampla plataforma de cursos online com certificação, explica como é o dia a dia de uma secretária.

Conferindo a agenda
Apesar de cada função exigir um nível diferente de compromisso da secretária, algumas funções são padrões. A principal delas é a agenda: no começo do dia, é lá que estarão todas as disposições do dia, como entregas, reuniões e outros horários importantes na rotina organizacional. Com a tecnologia, as agendas passaram a ser digitais, com a possibilidade de outros setores da empresa ou da repartição pública conseguirem visualizar o que o dia reserva – sempre com a responsabilidade das secretárias em organizar esses dados.

Atendimento: uma rotina incessante
Outra característica fundamental do dia a dia das secretárias é o atendimento, principalmente telefônico. Este não para: é a entrada de pessoas durante toda a jornada de trabalho, contando clientes e colaboradores da própria empresa. O telefone é o recurso mais utilizado, onde a secretária gastará boa parte do tempo atendendo e realizando as funções delegadas na ligação – agendamentos, informações, transferência de linha, entre outras características. É comum ligarmos para determinado local e não sermos atendidos. Paciência: geralmente, a secretária, responsável pela função, está executando outro serviço, devido ao dinamismo deste tipo de profissional.

Organização é fundamental
Do começo da manhã até o fim da tarde (em expedientes normais), a secretária passará o dia organizando tudo que chegar até ela. E não são poucas coisas: é preciso verificar o e-mail, anotando ordens prioritárias; montar pilhas de documentos impressos e digitais, cada um na sua pasta específica; o controle do que chega, assim como quem entra e sai durante o expediente; e outras formas de organização que precisam de uma pessoa dinâmica e que esteja atenta aos detalhes. Não à toa, o mercado de trabalho busca profissionais que tenham uma visão espacial ampla, além de noções concretas de organização.

A artéria empresarial
O dia a dia de uma secretária ainda conta com diversas outras funções: há a realização de serviços administrativos, como pagamentos de boletos e faturas; busca a reposição de materiais básicos de escritório quando solicitado por departamentos; trabalha junto ao recursos humanos para o controle de funcionários; delegam funções específicas aos departamentos de acordo com o processo de atendimento ao cliente; entre inúmeras funções. Para exemplificar o dia a dia de uma secretária, usemos de uma analogia: se determinado setor, como o de vendas, é o coração da empresa, então a secretária seria, ao mesmo tempo, a veia e artéria – fazendo com que todo o fluxo entre e saia da organização para manter viva a estrutura empresarial.